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Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung Ureg 6 May 2026 German Company Register, Germany
Text
HolidayCheck Group AGMünchenISIN: DE0005495329
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| 1. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des gebilligten Konzernabschlusses zum 31. Dezember 2025, des Konzernlageberichts für das Geschäftsjahr 2025 und des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2025 |
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| 2. |
Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, aus dem im Jahresabschluss der HolidayCheck Group AG zum 31. Dezember 2025 ausgewiesenen Bilanzgewinn in Höhe von EUR 41.444.771,00
Der vorstehende Gewinnverwendungsvorschlag berücksichtigt, dass die Gesellschaft im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung 281.481 eigene Aktien hält, die nicht dividendenberechtigt sind. Bis zur Hauptversammlung kann sich die Anzahl der dividendenberechtigten Stückaktien verändern. In diesem Fall wird der Hauptversammlung ein entsprechend angepasster Gewinnverwendungsvorschlag unterbreitet werden, der unverändert eine Ausschüttung von EUR 0,22 je dividendenberechtigter Stückaktie vorsieht. |
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| 3. |
Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2025 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, dem Vorstand für das Geschäftsjahr 2025 Entlastung zu erteilen. |
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| 4. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2025 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2025 Entlastung zu erteilen. |
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| 5. |
Beschlussfassung über die Wahl des Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2026 Der Aufsichtsrat schlägt vor, die KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Berlin, Niederlassung Freiburg i. Br., zum Konzernabschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2026 zu wählen. |
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| 6. |
Beschlussfassung über die Aufhebung des Bedingten Kapitals 2020 gemäß § 4 Abs. (4) der Satzung der Gesellschaft Mit Beschluss der Hauptversammlung der Gesellschaft vom 23. Juni 2020 wurde ein Bedingtes Kapital in Höhe von bis zu EUR 14.578.407,00 zur Gewährung von Aktien an die Inhaber von Wandel- oder Optionsschuldverschreibungen, die aufgrund Ermächtigung der Hauptversammlung vom 23. Juni 2020 bis zum 22. Juni 2025 ausgegeben wurden, geschaffen (Bedingtes Kapital 2020 in § 4 Abs. (4) der Satzung). Die von der Hauptversammlung vom 23. Juni 2020 beschlossene Ermächtigung zur Ausgabe von Wandel- und/oder Optionsschuldverschreibungen ist am 22. Juni 2025 ausgelaufen. Von dieser Ermächtigung hat der Vorstand bis zum 22. Juni 2025 kein Gebrauch gemacht. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor zu beschließen: Das in der Hauptversammlung vom 23. Juni 2020 geschaffene Bedingte Kapital 2020 gemäß § 4 Abs. (4) der Satzung wird aufgehoben. |
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| 7. |
Beschlussfassung über die Aufhebung des Genehmigten Kapitals 2021 gemäß § 4 Abs. (5) der Satzung der Gesellschaft Mit Beschluss der Hauptversammlung der Gesellschaft vom 17. Juni 2021 wurde der Vorstand ermächtigt, mit Zustimmung des Aufsichtsrats bis zum 16. Juni 2026 das Grundkapital der Gesellschaft einmalig oder mehrmals um insgesamt bis zu EUR 43.735.221,00 durch Ausgabe von bis zu 43.735.221 neuen nennbetragslosen Stückaktien gegen Bar- und/oder Sacheinlagen zu erhöhen (Genehmigtes Kapital 2021; § 4 Abs. (5) der Satzung). Von dieser Ermächtigung wurde bislang kein Gebrauch gemacht. Da die gegenwärtige Ermächtigung am Tag der Hauptversammlung bereits ausgelaufen ist, soll das Genehmigte Kapital 2021 aufgehoben werden. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor zu beschließen: Das in der Hauptversammlung vom 17. Juni 2021 geschaffene Genehmigte Kapital 2021 gemäß § 4 Abs. (5) der Satzung wird aufgehoben. |
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| 8. |
Beschlussfassung über die Verkleinerung des Aufsichtsrats der Gesellschaft und die entsprechende Änderung von § 7 Abs. (1) der Satzung der Gesellschaft Der Aufsichtsrat der Gesellschaft besteht derzeit gemäß § 7 Abs. (1) der Satzung aus vier Mitgliedern. Das Amt sämtlicher Aufsichtsratsmitglieder endet mit Ablauf dieser Hauptversammlung. Vorstand und Aufsichtsrat halten es aus Kosten- und Effizienzgründen für sachgerecht, die satzungsmäßige Zahl der Aufsichtsratsmitglieder von derzeit vier auf künftig drei zu reduzieren und damit lediglich drei Mitglieder in den Aufsichtsrat neu wählen zu lassen (vgl. TOP 9). Dies erfordert eine Änderung der Satzung, die erst mit ihrer Eintragung in das Handelsregister wirksam wird. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, § 7 Abs. (1) der Satzung der Gesellschaft wie folgt zu ändern:
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| 9. |
Beschlussfassung über Wahlen zum Aufsichtsrat Die Amtszeit der amtierenden Mitglieder des Aufsichtsrats endet mit Ablauf der für den 17. Juni 2026 einberufenen ordentlichen Hauptversammlung. Deshalb ist eine Neuwahl der Mitglieder des Aufsichtsrats erforderlich. Der Aufsichtsrat setzt sich zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung gemäß §§ 95 Satz 2 AktG i.V.m. § 7 Abs. 1 der Satzung aus vier Mitgliedern zusammen, mit Wirksamwerden der unter Tagesordnungspunkt 8 vorgeschlagenen Verkleinerung des Aufsichtsrats künftig nur aus drei Mitgliedern. Im Hinblick auf die vorgeschlagene Verkleinerung des Aufsichtsrats auf drei Mitglieder soll für die Zeit bis zur Eintragung der entsprechenden Satzungsänderung in das Handelsregister kein viertes Mitglied in den Aufsichtsrat gewählt werden. Vielmehr soll neben den beiden zur Wiederwahl stehenden Aufsichtsratsmitgliedern Herr Dr. Dirk Altenbeck und Herr Dr. Maximilian Preisser lediglich Frau Dr. Lydia Rullkötter als neues Mitglied des Aufsichtsrats im Rahmen dieser Hauptversammlung gewählt werden, damit der Aufsichtsrat nach Beendigung dieser Hauptversammlung über drei Mitglieder verfügt, wie es für die künftige Zusammensetzung auch vorgeschlagen ist, und weiterhin beschlussfähig ist. Der Aufsichtsrat schlägt vor,
mit Wirkung ab Beendigung dieser Hauptversammlung bis zur Beendigung der ordentlichen Hauptversammlung, die über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr zum 31. Dezember 2030 beschließt, in den Aufsichtsrat zu wählen. |
II. Teilnahmebedingungen
| 1. |
Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts Gemäß § 15 Abs. (1) der Satzung der Gesellschaft sind zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich unter Nachweis ihres Anteilsbesitzes zur Hauptversammlung ordnungsgemäß anmelden. Die Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes müssen der Gesellschaft bis 10. Juni 2026, 24:00 Uhr (MESZ), unter der folgenden Anschrift oder E-Mail-Adresse zugehen: HolidayCheck Group AG
Die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung oder zur Ausübung des Stimmrechts ist nachzuweisen. Hierfür reicht ein Nachweis des Anteilsbesitzes in Textform durch den Letztintermediär gemäß § 67c Abs. 3 AktG aus. Der Nachweis des Anteilsbesitzes hat sich auf den Geschäftsschluss des 22. Tages vor der Hauptversammlung, d. h. auf den 26. Mai 2026, 24:00 Uhr (MESZ), („Nachweisstichtag“) zu beziehen. Nach ordnungsgemäßer Anmeldung und eines ordnungsgemäßen Nachweises des Anteilsbesitzes werden den Aktionären Eintrittskarten für die Hauptversammlung übersandt. Um den rechtzeitigen Erhalt der Eintrittskarten sicherzustellen, bitten wir die Aktionäre, möglichst frühzeitig für die Anmeldung und Übersendung des Nachweises ihres Anteilsbesitzes an die Gesellschaft Sorge zu tragen. Die zugeschickten bzw. am Versammlungsort hinterlegten Eintrittskarten sind lediglich organisatorische Hilfsmittel und keine Voraussetzung für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts. Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer den besonderen Nachweis des Anteilsbesitzes erbracht hat. Die Berechtigung zur Teilnahme und der Umfang des Stimmrechts bemessen sich dabei ausschließlich nach dem Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag. Mit dem Nachweisstichtag geht keine Sperre für die Veräußerbarkeit des Anteilsbesitzes einher. Auch im Fall der vollständigen oder teilweisen Veräußerung des Anteilsbesitzes nach dem Nachweisstichtag ist für die Teilnahme und den Umfang des Stimmrechts ausschließlich der Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag maßgeblich. Veräußerungen von Aktien nach dem Nachweisstichtag haben keine Auswirkungen auf die Berechtigung zur Teilnahme und auf den Umfang des Stimmrechts. Entsprechendes gilt für Erwerbe und Zuerwerbe von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Wer etwa zum Nachweisstichtag nicht Aktionär ist, aber noch vor der Hauptversammlung Aktien erwirbt, ist nicht teilnahme- und stimmberechtigt. Der Nachweisstichtag hat keine Bedeutung für eine eventuelle Dividendenberechtigung. |
| 2. |
Stimmrechtsvertretung Aktionäre haben die Möglichkeit, ihre Stimmrechte auch durch einen Bevollmächtigten, z.B. durch eine Aktionärsvereinigung oder einen Intermediär, ausüben zu lassen. Auch im Fall einer Bevollmächtigung sind die ordnungsgemäße Anmeldung und der ordnungsgemäße Nachweis des Anteilsbesitzes nach den vorstehenden Bestimmungen erforderlich. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform. Bei der Bevollmächtigung von Intermediären, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberatern oder sonstigen nach § 135 Abs. 8 AktG gleichgestellten Personen oder Institutionen richten sich das Verfahren, die Form und der Widerruf der Bevollmächtigung nach besonderen Regelungen. Bitte wenden Sie sich an den betreffenden Intermediär, die betreffende Aktionärsvereinigung oder die sonstige in § 135 Abs. 8 AktG genannte Person oder Institution, um Näheres zu erfahren. Aktionäre, die eine andere Person bevollmächtigen möchten, können für die Erteilung einer Vollmacht das Formular verwenden, welches nach ordnungsgemäßer Anmeldung und Nachweis des Anteilsbesitzes zugeschickt wird. Ein entsprechendes Formular steht auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter zum Download zur Verfügung. Aktionäre können ihr Stimmrecht durch Erteilung einer Vollmacht an die durch die Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter ausüben. Auch in diesem Fall sind die ordnungsgemäße Anmeldung und der ordnungsgemäße Nachweis des Anteilsbesitzes nach den vorstehenden Bestimmungen erforderlich. Bei einer Bevollmächtigung der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter müssen diesen in jedem Falle Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden. Die Stimmrechtsvertreter sind verpflichtet, entsprechend den ihnen erteilten Weisungen abzustimmen; sie sind auch bei erteilter Vollmacht nur zur Stimmrechtsausübung befugt, soweit eine ausdrückliche Weisung zu den einzelnen Tagesordnungspunkten oder vor der Hauptversammlung gemäß §§ 126, 127 AktG zugänglich gemachten Gegenanträgen und Wahlvorschlägen von Aktionären vorliegt. Die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft nehmen keine Vollmachten zur Erklärung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse, zur Ausübung des Fragerechts oder zur Stellung von Anträgen entgegen. Ein Formular zur Erteilung von Vollmachten sowie das Vollmacht- und Weisungsformular für die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter erhalten die Aktionäre zusammen mit der Eintrittskarte. Es steht auch unter zum Download zur Verfügung. Der Nachweis einer erteilten Bevollmächtigung kann dadurch geführt werden, dass der Bevollmächtigte am Tag der Hauptversammlung die Vollmacht an der Einlasskontrolle vorweist. Ferner können der Nachweis über die Bestellung eines Bevollmächtigten und das Vollmacht- und Weisungsformular für die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter auf einem der folgenden Wege übermittelt werden: HolidayCheck Group AG
Vollmachten zur Ausübung des Stimmrechts nebst Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter sollen der Gesellschaft aus organisatorischen Gründen, sofern sie nicht während der Hauptversammlung erteilt werden, bis spätestens zum Ablauf des 16. Juni 2026, 24:00 Uhr (MESZ), zugehen. Darüber hinaus bieten wir ordnungsgemäß angemeldeten und in der Hauptversammlung erschienenen Aktionären an, die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter auch in der Hauptversammlung mit der Ausübung des Stimmrechts zu bevollmächtigen. Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne dass dies im Vorfeld der Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt eine Weisung zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Weisung für jeden Punkt der Einzelabstimmung. Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft einen oder mehrere dieser Bevollmächtigten zurückweisen. Davon unberührt bleibt die Möglichkeit, für Aktien der Gesellschaft, die ein Aktionär in unterschiedlichen Wertpapierdepots hält, jeweils einen eigenen Vertreter für die Hauptversammlung zu bestellen. |
| 3. |
Übermittlung von Informationen durch Intermediäre über SWIFT Neben den oben genannten Wegen der Anmeldung und des Nachweises des Anteilsbesitzes sowie der Stimmrechtsvertretung kann die Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes sowie eine Vollmachts- und Weisungserteilung sowie deren Änderung gemäß § 67c AktG auch über Intermediäre über SWIFT erfolgen. Autorisierte SWIFT-Teilnehmer nutzen dazu bitte BIC: CPTGDE5WXXX Instruktionen sind nur gemäß ISO 20022 über SWIFT möglich. Anmeldungen und Nachweise des Anteilsbesitzes über SWIFT müssen spätestens bis zum letzten Anmeldetag (SWIFT Enrolment Market Deadline), das heißt bis 10. Juni 2026, 24:00 Uhr (MESZ), bei der Gesellschaft eingegangen sein. Änderungen sowie Vollmachts- und Weisungserteilungen über SWIFT sind danach noch möglich und müssen bis 16. Juni 2026, 12:00 Uhr (MESZ), (SWIFT Vote Market Deadline) bei der Gesellschaft eingegangen sein. |
| 4. |
Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären Aktionäre können Gegenanträge (nebst einer etwaigen Begründung) gegen einen Vorschlag von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu einem bestimmten Tagesordnungspunkt sowie Wahlvorschläge zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder des Konzernabschlussprüfers an die Gesellschaft übersenden. Wahlvorschläge von Aktionären sowie Gegenanträge, die bis spätestens 2. Juni 2026, 24:00 Uhr (MESZ), bei der Gesellschaft unter der nachfolgend genannten Adresse oder E-Mail-Adresse eingegangen sind, werden, soweit die übrigen Voraussetzungen für eine Veröffentlichungspflicht nach §§ 126, 127 AktG erfüllt sind, unverzüglich nach ihrem Eingang einschließlich des Namens des Aktionärs und einer etwaigen Begründung auf der Internetseite der Gesellschaft unter zugänglich gemacht. HolidayCheck Group AG
Eventuelle Stellungnahmen der Verwaltung zu etwaigen Gegenanträgen und Wahlvorschlägen werden ebenfalls unter der genannten Internetadresse veröffentlicht. Anderweitig adressierte oder verspätet eingegangene Gegenanträge oder Wahlvorschläge werden von der Gesellschaft nicht im Internet veröffentlicht. |
| 5. |
Unterlagen zur Hauptversammlung Der festgestellte Jahresabschluss und der gebilligte Konzernabschluss zum 31. Dezember 2025, der Konzernlagebericht für das Geschäftsjahr 2025, der Gewinnverwendungsvorschlag des Vorstands sowie der Bericht des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2025 liegen ab dem Tag der Einberufung der Hauptversammlung in den Geschäftsräumen der Gesellschaft,
Auf Verlangen wird jedem Aktionär eine Abschrift dieser Unterlagen unverzüglich und kostenlos zugesandt. Das Verlangen auf Zusendung einer Abschrift der Unterlagen kann auf einem der folgenden Wege übermittelt werden: postalisch: HolidayCheck Group AG
elektronisch: ir@holidaycheckgroup.com Diese Unterlagen werden auch während der Hauptversammlung zur Einsichtnahme durch die Aktionäre ausliegen. |
| 6. |
Hinweise zum Datenschutz Die HolidayCheck Group AG verarbeitet als „Verantwortlicher“ im Sinne von Art. 4 Nr. 7 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) zur Vorbereitung und Durchführung ihrer Hauptversammlung personenbezogene Daten der Aktionäre und etwaiger Aktionärsvertreter (insbesondere Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien, Nummer der Eintrittskarte und die Erteilung etwaiger Stimmrechtsvollmachten) auf Grundlage der in Deutschland geltenden Datenschutzbestimmungen, um den Aktionären und Aktionärsvertretern die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen und einen rechtmäßigen und satzungsgemäßen Ablauf der Verhandlungen und Beschlüsse der Hauptversammlung sicherzustellen. Soweit die HolidayCheck Group AG diese Daten nicht von den Aktionären und/oder etwaigen Aktionärsvertretern erhält, übermittelt die ihr Depot führende Bank diese personenbezogenen Daten an die HolidayCheck Group AG. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Aktionäre und etwaiger Aktionärsvertreter ist für die Durchführung der Hauptversammlung zwingend erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Unterabs. 1 Buchstabe c DS-GVO i.V.m. §§ 123, 129, 135 AktG. Zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung beauftragt die HolidayCheck Group AG verschiedene Dienstleister und Berater. Diese erhalten nur solche personenbezogenen Daten, die zur Ausführung des jeweiligen Auftrags erforderlich sind. Die Dienstleister und Berater verarbeiten diese Daten ausschließlich nach Weisung der HolidayCheck Group AG. Im Übrigen werden personenbezogene Daten im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften den Aktionären und etwaigen Aktionärsvertretern zur Verfügung gestellt (z.B. Einsichtnahme in das Teilnehmerverzeichnis, vgl. § 129 Abs. 4 AktG). Die personenbezogenen Daten werden gespeichert, solange dies gesetzlich geboten ist oder die Gesellschaft ein berechtigtes Interesse an der Speicherung hat, etwa im Falle gerichtlicher oder außergerichtlicher Streitigkeiten aus Anlass der Hauptversammlung. Anschließend werden die personenbezogenen Daten gelöscht. Um die Fragen der Aktionäre und ihrer Vertreter zu beantworten, nutzt die HolidayCheck Group AG auch Künstliche Intelligenz. Dies unterstützt die Einhaltung aktienrechtlicher Vorgaben wie die Erfüllung des aktienrechtlichen Auskunftsrechts. Zur Erfassung der Fragen der Aktionäre und ihrer Vertreter setzt die Gesellschaft eine elektronische Fragenerfassung mit KI-gestützter Transkription ein, bei der die Redebeiträge direkt in Text überführt werden. Bei den transkribierten Daten können personenbezogene Daten der Aktionäre und ihrer Vertreter enthalten sein, wenn diese in den Redebeiträgen enthalten sind (z.B. Name der Aktionäre und/oder Vertreter sowie sonstige Daten, die im Zuge des Redebeitrags durch den Aktionär oder den Vertreter mitgeteilt werden). Im Zusammenhang mit der Nutzung der genannten KI-Anwendungen zu den hier beschriebenen Zwecken findet keine automatisierte Entscheidungsfindung statt. Alle Antworten werden vor der Nutzung durch Mitarbeitende der Gesellschaft geprüft. Unter den gesetzlichen Voraussetzungen, deren Vorliegen im Einzelfall zu prüfen sind, haben Aktionäre und etwaige Aktionärsvertreter das Recht, Auskunft über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten, Berichtigung oder Löschung ihrer personenbezogenen Daten oder die Einschränkung der Verarbeitung zu beantragen sowie ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format (Datenübertragbarkeit) zu erhalten. Unter den gesetzlichen Voraussetzungen, deren Vorliegen im Einzelfall zu prüfen ist, haben Aktionäre und etwaige Aktionärsvertreter auch das Recht, Widerspruch gegen die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten einzulegen. Diese Rechte können Aktionäre und etwaige Aktionärsvertreter unter den folgenden Kontaktdaten der HolidayCheck Group AG geltend machen: HolidayCheck Group AG
Zudem steht Aktionären und etwaigen Aktionärsvertretern ein Beschwerderecht bei den Datenschutz-Aufsichtsbehörden nach Art. 77 DS-GVO zu. Der betriebliche Datenschutzbeauftragte der HolidayCheck Group AG ist wie folgt erreichbar: Herr Jürgen Kempter
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The filing refers to a past date, and does not necessarily reflect the current state. The latest known state is available on the following page: HolidayCheck Group AG, Munich, Germany.
